Hiện nay, Gmail có khoảng 1,5 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng trên toàn thế giới. Thành công của Gmail nhờ vào giao diện dễ sử dụng, đơn giản cũng như hàng trăm tính năng giúp gửi email dễ dàng.
Công cụ này cũng sở hữu một vài tính năng thú vị nhưng ít được người dùng chú ý tới, thậm chí một trong số chúng đã tồn tại một thời gian khá dài. Việc tận dụng những tính năng ẩn này sẽ giúp bạn cải thiện trải nghiệm Gmail cũng như tăng năng suất làm việc của mình.
#1. Thay đổi giao diện hiển thị email
Nhiều bạn chuyển từ Yahoo sang Gmail thường phàn nàn rằng giao diện của Gmail hiển thị ít thư trên mỗi trang hơn Yahoo Mail. Lý do là chế độ xem mặc định của ứng dụng Gmail có thêm một dòng hiển thị tệp đính kèm của mỗi email.
Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thay đổi chế độ xem trong mục Cài đặt của Gmail. Trong menu Mật độ, Gmail cung cấp ba tùy chọn: Mặc định – Bình thường – Chật.
- Mặc định: chế độ xem bình thường sử dụng Gmail.
- Bình thường: Gmail ẩn các tệp đính kèm của mỗi email, giảm diện tích của mỗi email trong trang.
- Chật: Loại bỏ hoàn toàn khoảng trống trong mỗi dòng email, giúp hiển thị nhiều thư nhất có thể.
#2. Hiển thị ngăn đọc nhanh email
Đây là một tính năng quen thuộc với người dùng Outlook, giúp bạn đọc nhanh email mà không cần phải nhấp vào từng email. Tính năng này nằm trong phần Ngăn đọc nằm dưới cùng của menu Cài đặt.
Khi đó, hộp thư đến của bạn sẽ được chia thành 2 phần. Một bên hiển thị danh sách hộp thư đến trong khi bên còn lại hiển thị nội dung mail. Bạn cũng có thể chọn vị trí hiển thị của bảng đọc ở bên phải hoặc bên dưới hộp thư đến.
#3. Lên lịch gửi email
Người dùng Gmail thường soạn rồi gửi thư trực tiếp. Tuy nhiên, đối với những người dùng thường xuyên phải đi công tác xa hoặc làm những công việc di chuyển liên tục, Gmail cũng sở hữu tính năng lên lịch gửi email sau.
Bạn có thể đặt ngày hoặc giờ để Gmail sẽ gửi email đến người nhận bằng cách nhấn phím mũi tên bên cạnh nút Gửi > Chọn Gửi theo lịch biểu. Tuy nhiên, giới hạn của tính năng này là bạn chỉ có thể lên lịch cho từng email một.
#4. Hoàn tác email
Không gì tệ hơn khi gửi đi một email và ngay lập tức phát hiện ra email bị gửi nhầm người hoặc có lỗi chính tả. Tuy nhiên, vẫn có một cách để bạn khắc phục sai sót đó. Gmail có tính năng cho phép người dùng hủy lệnh gửi email trong vài giây sau khi đã nhấn nút gửi.
Sau khi gửi mail, nút hoàn tác sẽ xuất hiện ở phần dưới cùng bên trái của trang trong 1 khoảng thời gian ngắn. Để thay đổi thời gian hoàn tác email, người dùng cần truy cập vào Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt > Hủy gửi.
#5. Sắp xếp, phân loại thư bằng Tab và Nhãn
Một hộp thư lộn xộn sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Việc sắp xếp và phân loại thư sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm lại thư, tránh lạc mất thông tin email cũ cũng như giúp quản lý việc nhận thư từ các email dễ dàng.
Để tạo nhãn mới, người dùng cần nhấp vào Danh sách mở rộng > Tạo nhãn mới sau đó đặt tên nhãn > Nhấp vào Tạo.
#6. Tắt thông báo với một nhóm email
Gmail hỗ trợ rất tốt email theo nhóm, mỗiemail gửi tới đều được thông báo tới toàn bộ thành viên. Tuy nhiên khi mọi người cùng trả lời, bạn sẽ bị hiện thông báo liên tục, làm mất tập trung với những email quan trọng khác.
Để ưu tiên những mail khác và hạn chế thông báo từ chủ đề mail cũ, bạn chỉ cần mở thư, nhấn chuột phải vào thư muốn tạm tắt thông báo rồi chọn Tạm hoãn. Bạn cũng có thể chọn ngày giờ để email hiện trở lại.
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay